Fin d’exercice financier

Type de mission requise

Les informations financières (états financiers) sont des missions de compilation réalisées conformément à la NCSC 4200 et peuvent être classées en deux catégories :

1. celles où les informations financières sont compilées pour les besoins de la direction;
2. celles où il est prévu que les informations financières compilées soient utilisées par un tiers.

Il est donc très important de déterminer si les informations financières de votre entreprise seront utilisées par un tiers.

Le terme tiers est défini ainsi : un particulier, une organisation ou un groupe autre que les membres de la direction et les responsables de la gouvernance.

Souvent, le tiers est un prêteur qui est probablement en mesure d’obtenir davantage d’informations au moyen du contrat de prêt.

Voici quelques exemples de tiers :

• banque;
• fournisseur ou client;
• acheteur de l’entreprise;
• partie à un différend ou à un litige, comme les affaires matrimoniales;
• bailleur de fonds d’un organisme sans but lucratif.

Puisque vous avez répondu qu’il n’est pas prévu que les informations financières soient utilisées par un tiers, vous pouvez choisir le type de mission qui vous convient le mieux.

En général, la plupart de nos clients font le choix d’obtenir des informations financières (sans rapport).

De plus, il est important de noter que les informations financières compilées (avec un rapport de mission de compilation) engendrent des honoraires professionnels supplémentaires, de l’ordre de 1500$.

Selon vos réponses, il ne nous est pas possible d’accepter la mission de compilation.

Nous vous invitons à communiquer avec nous si vous pensez que cela est une erreur.

Selon vos réponses, vous aurez besoin d’informations financières compilées, incluant un rapport de mission de compilation.

Tenue de livre

La tenue des livres est le fait de catégoriser toutes les entrées et les sorties d’argent dans différentes classes de comptes et les inscrire au journal général. Le journal général enregistre, de façon chronologique et continue, toutes les opérations économiques effectuées par l’entreprise au cours d’une période souvent appelée exercice. Faire une écriture comptable revient à enregistrer au moins deux mouvements : un débit et un crédit dans le journal général. Le tout repose sur un principe fondamental de la comptabilité en partie double. C’est-à-dire qu’il y a toujours au moins une ligne d’écriture au débit et au moins une ligne d’écriture au crédit (mais il peut y avoir plusieurs lignes au débit et une seule au crédit pour la même opération, ou vice-versa). Pour une même écriture, la somme des lignes d’écriture inscrites au débit doit obligatoirement être égale à la somme des lignes d’écriture inscrites au crédit. En termes comptables, cela indique que l’écriture est « équilibrée ou balancée».

Le résultat de la tenue de livre est une balance de vérification. Si vous procédez à la tenue de livre de votre entreprise à l’interne, c’est le document que vous devrez nous fournir.

Pour nous permettre de débuter dès que possible le travail nécessaire pour mettre votre tenue de livre à jour, nous vous invitons à prendre rendez-vous avec Audrey-Maude, la responsable des clients corporatifs, en suivant ce lien : calendly.com/AudreyMaude

Taxes de vente (TPS & TVQ)

Si votre entreprise est inscrite aux taxes à la consommation, vous devez produire une déclaration de TPS et une déclaration de TVQ.

C’est le cas même si vous n’avez droit à aucun remboursement ou si vous ne devez remettre aucune somme. La TPS et la TVQ étant administrées par Revenu Québec, vous pouvez produire une seule déclaration de TPS/TVH et de TVQ.

Assurez-vous de consulter les dates importantes à respecter afin de ne pas vous exposer à des pénalités ou des intérêts.

Formulaires gouvernementaux à produire

À chaque exercice financier, les entreprises doivent produire différents formulaires et les transmettre aux gouvernements.

Il y a quatre grandes catégories de responsabilités à considérer :

• L’impôt des sociétés
• Les taxes à la consommation (TPS & TVQ)
• Les salaires et déductions à la source (basés sur l’année civile, peu importe la date de fin de l’exercice financier)
• Les dividendes

Chacun de ces éléments déclenche des formulaires à produire et à transmettre aux gouvernements.

Assurez-vous de consulter les dates importantes à respecter afin de ne pas vous exposer à des pénalités ou des intérêts.

À noter que les formulaires suivants ne font pas partie de la liste car ils seront produits à la fin de l’année civile (et non à la fin de l’exercice de votre entreprise) :

• Feuillets de salaires / ARC / T4
• Feuillets de salaires / Revenu Québec / RL-1
• Sommaires des salaires / ARC / Sommaire T4
• Sommaires des salaires / Revenu Québec / Sommaire 1
• Feuillets de dividendes / ARC / T5
• Feuillets de dividendes / Revenu Québec / T5

Même si la date de fin d’exercice de votre entreprise est le 31 décembre, donc la même date que la fin d’année civile, nous utilisons quand même deux formulaires distincts pour traiter les obligations en lien avec la fin d’exercice de votre entreprise et la fin d’année civile.

Bureau à domicile

Si les critères d’admissibilité sont respectés, il est possible de déduire des frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise.

Il est très avantageux de procéder ainsi, car cela va vous permettre de constater une dépense déductible pour l’entreprise et d’inscrire une avance non-imposable, payable à l’employé ou l’actionnaire qui est propriétaire de la résidence utilisée aux fins d’affaire.

Voici les documents Excel à utiliser pour nous faire parvenir les dépenses à comptabiliser pour les Frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise :

• Gabarit pour les entreprises inscrites à la TPS & TVQ
• Gabarit pour les entreprises NON inscrites à la TPS & TVQ

Usage de véhicules personnels pour fins d’affaire dans votre entreprise

Si des employés de votre entreprise utilisent un véhicule personnel pour fins d’affaire, vous pouvez déduire des allocations kilométriques selon les taux jugés raisonnables par l’ARC

Il est très avantageux de procéder ainsi, car cela va vous permettre de constater une dépense déductible pour l’entreprise et d’inscrire une avance non-imposable, payable aux employés propriétaires des voitures utilisées pour fins d’affaire.

Allocations de déplacement

Si vous avez fait des déplacements ou voyages pour fins d’affaire et que vous n’avez pas déjà comptabilisé les dépenses en lien avec ces déplacements ou voyages, vous pouvez calculer des allocations de déplacements. Vous devez cependant vous assurer de respecter les critères d’admissibilité.

Il est très avantageux de procéder ainsi, car cela va vous permettre de constater une dépense déductible pour l’entreprise et d’inscrire une avance non-imposable, payable aux employés qui ont fait des déplacements ou voyages pour fins d’affaire.

Le calcul des allocations de déplacement est un sujet complet. Pour nous permettre de débuter dès que possible le travail nécessaire calculer les dépenses à comptabiliser dans votre entreprise, nous vous invitons à prendre rendez-vous avec Audrey-Maude, la responsable des clients corporatifs, en suivant ce lien : calendly.com/AudreyMaude

Dépenses corporatives payées par des employés ou des actionnaires

Parfois, certaines dépenses en lien avec votre entreprise ont été payées par des employés ou des actionnaires. Dans de tels cas, il est important de rassembler les justificatifs de ces dépenses et de compléter des rapports de dépenses afin de permettre la comptabilisation de ces dépenses dans l’entreprise.

Il est très avantageux de procéder ainsi, car cela va vous permettre de constater une dépense déductible pour l’entreprise et d’inscrire une avance non-imposable, payable aux employés ou actionnaires qui ont encouru des dépenses pour l’entreprise.

Voici les documents Excel à utiliser pour nous faire parvenir les dépenses payées par des employés ou des actionnaires durant l’exercice financier :

• Gabarit pour les dépenses générales
• Gabarit spécilaisé pour les frais de représentations

Note importante : les frais de représentations sont assujetties à des règles spéciales au niveau des taxes à la consommation (TPS & TVQ) ainsi qu’au niveau de l’impôt des sociétés. Il est donc essentiel d’utiliser le gabarit prévu à cet effet. Il faut aussi s’assurer de respecter les conditions d’admissibilité.